Începeți prin a verifica relevanța sarcinilor și a lucra cu sursele.
Verifică regulat relevanța sarcinilor
Când lista de activități devine prea lungă și confuză, este timpul să treceți din nou peste toate elementele și să le eliminați pe cele care nu mai sunt relevante. Cel mai probabil, vei găsi sarcini care pot fi amânate pentru mai târziu, delegate altcuiva sau nu mai are rost a fi făcute.
Analizează implicarea ta în proiecte
Pune-ți o întrebare simplă: „Dacă nu termin această sarcină până la sfârșitul săptămânii (lună, an), ma voi simți bine?”. Dacă răspunsul este pozitiv, proiectul poate fi mutat cu siguranță în lista „De făcut într-o zi” sau eliminat pentru totdeauna.
Această metodă este potrivită nu numai pentru lucruri cotidiene, ci și pentru probleme de muncă. Dacă vrei să acorzi mai puțină atenție unui proiect sau să-l abandonezi, discută-l cu șeful tău și stabilește împreună prioritățile.
Un alt factor de reținut sunt așteptările. Ele sunt interne (vin de la noi înșine) și externe (vin de la alții) și de asemenea, ar trebui controlate și discutate. Este mai bine să evaluezi cu sinceritate ce poți și ce nu poți face, ce vrei să faci și ceea ce cu siguranță nu te interesează. Astfel, te poți asigura că te ridici la nivelul așteptărilor tale.
Lucrează cu surse
De obicei, toate sarcinile pot fi grupate în funcție de sursa din care provin: e-mail, computer de serviciu, apeluri, viața de zi cu zi și așa mai departe. Când o listă de lucruri de făcut dintr-o singură sursă devine deosebit de lungă, este timpul să ne ocupăm de ea.
De exemplu, pe un computer de serviciu, efectuați mai multe sarcini profesionale. Încercați să le separați în funcție de program, cum ar fi „Proiecte Word”, „Proiecte Adobe Premiere Pro”, „Proiecte Excel”. Da, vor fi mai multe liste, dar vor fi mult mai scurte și vă va fi mai ușor să orientați.
Liste divizate
Este posibil să împărțiți liste lungi de activități în liste mai scurte și mai comode, nu numai în funcție de surse. Orice criteriu va face - timpul pe care îl aloci sarcinilor, cantitatea de energie pe care o iau de la tine, urgența sau tipul de acțiune. Principalul lucru este că îți este ușor să alegi următorul lucru de făcut.
Îmbină listele
Sarcinile mici dimpotrivă, pot fi combinate pentru a crește eficiența. Păstrați o listă separată de „lucruri rapide” care nu durează mai mult de 5 minute, cum ar fi scrierea unui e-mail către un client sau copierea textului într-un document pentru editare. Aceste sarcini pot fi îndeplinite la sfârșitul zilei sau în orice alt moment când nu există suficientă energie pentru ceva mare și important.
